Wir verlassen uns alle auf Einzelpersonen, um den reibungslosen Ablauf unserer Organisationen sicherzustellen. Egal, ob Sie ein One-Woman-Unternehmen führen oder in einer kleinen Organisation arbeiten, das Risiko einer Schlüsselperson ist eine oft übersehene Bedrohung für die Kontinuität der Geschäftsabläufe.
Manchmal haben wir Glück und erfahren von diesem Risiko, weil die einzige Person in der Buchhaltung, die alles weiß, einen Tag lang krank ist und das absolute Chaos ausbricht. Ich sage "Glück", weil wir in solchen Fällen die Möglichkeit haben, das Problem anzugehen: Niemand weiß, wie er seine Arbeit erledigen soll, es gibt keinerlei Verfahren oder Dokumentation, die jemandem helfen könnte, diese Aufgaben zu übernehmen. Glücklich deshalb, weil wir nun die Gelegenheit haben, ihre Prozesse zu dokumentieren und sicherzustellen, dass wir einen Ersatz haben, der Zugriff auf die von ihnen betriebenen Schlüsselsysteme hat. Glücklich auch deshalb, weil wir die Chance bekommen, über die Schulung eines Ersatzes nachzudenken und sogar zu prüfen, ob wir weitere Personen mit ähnlichem Wissen in unserer Organisation haben.
Aber was ist, wenn Ihre Schlüsselperson eines Tages im Lotto gewinnt oder von einem Unglück getroffen wird und einfach nicht mehr zur Arbeit zurückkehrt, zumindest nicht für eine sehr lange Zeit? In solchen Momenten neigen wir dazu uns zu wünschen, dass wir die Gelegenheit eines Krankheitstags genutzt hätten, um uns vorzubereiten, einen Ersatz zu schaffen und das Risiko einer Schlüsselperson einfach ernster zu nehmen.
Die Vorbereitung auf das Risiko einer Schlüsselperson muss nicht übermäßig kompliziert oder zeitaufwändig sein, erfordert jedoch bewusste Aktionen. Hier sind einige Tipps:
A steht für Applications
Es gibt ein Naturgesetz, das besagt, dass immer dann, wenn eine Schlüsselperson abwesend ist, jemand Zugang zu einem System benötigt, ein Passwort zurückgesetzt werden muss oder ein Prozess abgedeckt werden muss, den die Schlüsselperson normalerweise durchführt. Dieses Gesetz ist zuverlässig und es hat sich immer wieder bewiesen, dass es tatsächlich Probleme für Ihre Organisation verursacht, wenn Sie es vergessen. Beginnen Sie damit, eine Bestandsaufnahme aller Applications zu erstellen, die Ihr Unternehmen verwendet. Eine Möglichkeit, diese Informationen leicht zu erfassen, besteht darin zu erfassen wen Sie monatlich, vierteljährlich oder jährlich bezahlen. Bezahlen Sie für die Nutzung eines Systems oder einer Application? Wenn ja, erfassen Sie diese Applications schriftlich und finden Sie heraus, wer Zugriff hat. Wer kann tatsächlich Änderungen vornehmen und vor allem, haben sie einen Ersatz? Eine Faustregel besagt, dass für jede Anwendung zwei Administratoren vorhanden sein sollten, um die Kontinuität zu gewährleisten. Speichern Sie die Liste an einem leicht zugänglichen Ort und vergessen Sie nicht, einigen anderen Personen Zugriff zu geben, damit sie die Informationen haben, falls Sie selbst im Lotto gewinnen. Legen Sie dann einen monatlichen oder zweimonatlichen Erinnerungseintrag in Ihrem Kalender fest, um die Liste bei Bedarf zu aktualisieren.
B steht für Bessere Dokumentation
Beginnen Sie damit, Ihre Prozesse zu erfassen, insbesondere diejenigen, die nur Ihre Schlüsselpersonen kennen. Setzen Sie sich mit Ihren Schlüsselpersonen zusammen und erstellen Sie eine Liste der fünf wichtigsten Prozesse, die sie durchführen. Setzen Sie sich dann das Ziel, dass sie jede Woche einen Prozess dokumentieren. Machen Sie es ihnen nicht unnötig kompliziert - eine einfache Liste mit Schritten für den Prozess ist ein guter Anfang. Wie bei Ihrer Anwendungsliste speichern Sie diese Prozesse an einem leicht zugänglichen Ort und teilen Sie mit, wo sie zu finden sind. Legen Sie eine monatlichen Erinnerungseintrag fest, um Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daran zu erinnern, ihre Prozesse zu überprüfen, falls sich etwas geändert hat. Das Schlimmste ist, in einer Notfallsituation festzustellen, dass Ihre Prozessdokumentation veraltet und völlig nutzlos ist.
C steht für Kontinuität
Wenn es um Geschäftskontinuität und Widerstandsfähigkeit geht, ist das Testen Ihrer Pläne ein entscheidender Schritt. Aber wer hat gesagt, dass Tests langweilig sein müssen? Hier ist, was Sie für eine einfache und interaktive Übung benötigen:
Eine Tüte Ihrer Lieblingsbonbons wie M&Ms, Skittles oder andere Süßigkeiten.
Ein Stück Papier.
Ihre Schlüsselperson ist bei der Arbeit, aber sie ist vorübergehend von ihrer üblichen Rolle abgehalten. In der Zwischenzeit tritt ihr Ersatz (Sie haben einen Ersatz benannt, oder?) an ihre Stelle und übernimmt für den gesamten Tag. Immer wenn der Ersatz auf ein Problem stößt, zum Beispiel Schwierigkeiten mit einer Anwendung oder unklarer Dokumentation, darf Ihre Schlüsselperson ein Stück Zauberbonbon genießen. Sie greift ein, gibt ihre Expertise weiter und rettet die Situation.
Lassen Sie Ihre Schlüsselperson jede Situation dokumentieren, in der sie einspringen und Anleitung geben mussten. Diese Momente decken mögliche Lücken in Ihrem Plan auf, die weitere Arbeit erfordern. Sobald die Simulation abgeschlossen ist, versammeln Sie Ihre Schlüsselperson und ihren Ersatz, um diese identifizierten Lücken gemeinsam anzugehen. Entwickeln Sie Lösungen, aktualisieren Sie Verfahren und stärken Sie Ihren Plan auf der Grundlage der wertvollen Erkenntnisse, die Sie während dieser Übung gewonnen haben.
Wenn Ihre bonbon-inspirierte Simulation keine bedeutenden Lücken aufdeckt, dann gratuliere ich Ihnen! Sie können sich auf die Schulter klopfen und zuversichtlich sein, dass Ihr Plan bereit ist, allem standzuhalten, was auf Sie zukommt.
Eines meiner Lieblingszitate, wenn es um Geschäftskontinuität geht, sind die berühmten Worte von Präsident Dwight D. Eisenhower:
"In preparing for battle I have always found that plans are useless, but planning in indispensable."
Wenn Sie bereit sind, das Risiko einer Schlüsselperson direkt anzugehen, aber Unterstützung oder Hilfe bei Ihrer Planung benötigen, zögern Sie nicht, sich an mich zu wenden!
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